Podmioty lecznicze, czyli przykładowo szpitale, przychodnie, gabinety lekarskie czy placówki rehabilitacyjne, podlegają różnorodnym kontrolom ze strony organów administracji publicznej. Jednym z organów kontrolnych jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Kontrola ZUS w podmiocie leczniczym to temat wzbudzający wiele pytań i wątpliwości, dlatego w poniższym artykule wyjaśniamy, jakie są jej cele, przebieg, konsekwencje i najczęstsze problemy, z którymi mierzą się placówki medyczne.
Czym jest kontrola ZUS i kogo dotyczy?
ZUS jako organ rentowy i ubezpieczeniowy sprawuje kontrolę nad prawidłowością wykonywania obowiązków płatnika składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Dotyczy to wszystkich podmiotów będących płatnikami składek, w tym także podmiotów leczniczych zatrudniających pracowników na podstawie umów o pracę, umów cywilnoprawnych czy współpracujących z personelem na zasadzie samozatrudnienia.
Podstawa prawna
Podstawą prawną kontroli ZUS jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, a zwłaszcza jej rozdział 10.
Dodatkowo regulacje dotyczące kontroli zawarte są w Kodeksie postępowania administracyjnego (k.p.a.), a także w przepisach wykonawczych.
Zakres kontroli ZUS w podmiocie leczniczym
Zakres kontroli zależy od charakteru prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych, a także od dotychczasowych praktyk placówki. Najczęściej kontrola ZUS obejmuje:
- prawidłowość zgłaszania pracowników i współpracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
- terminowość i rzetelność opłacania składek,
- poprawność naliczania podstawy wymiaru składek (np. czy wynagrodzenia zostały prawidłowo wykazane, czy nie występują zaniżenia lub zawyżenia),
- prawidłowość rozliczania umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, kontrakty),
- stosowanie przepisów o zasiłkach (chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych itp.),
- weryfikację świadczeń wypłacanych z ubezpieczenia chorobowego.
Przebieg kontroli – jak to wygląda w praktyce?
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli
Co do zasady, kontrola ZUS poprzedzona jest zawiadomieniem wysyłanym do płatnika składek z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Jednakże w określonych przypadkach (np. podejrzenie rażącego naruszenia prawa) kontrola może być wszczęta bez wcześniejszego zawiadomienia.
Miejsce i czas trwania kontroli
Kontrola ZUS może być przeprowadzona w siedzibie podmiotu leczniczego, w miejscu prowadzenia dokumentacji księgowej lub – za zgodą – w siedzibie ZUS. Czas trwania kontroli zależy od liczby pracowników i skomplikowania spraw. Standardowo kontrola nie powinna przekraczać 12 dni roboczych w roku kalendarzowym dla mikroprzedsiębiorców oraz 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców.
Uprawnienia kontrolującego
Inspektor ZUS ma prawo do:
- żądania udostępnienia dokumentów księgowych, kadrowych oraz wszelkich innych związanych z ubezpieczeniami społecznymi,
- wstępu do pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność,
- przesłuchiwania pracowników, osób zatrudnionych oraz przedstawicieli podmiotu.
Protokół kontroli i konsekwencje
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół. Jeżeli inspektor stwierdzi nieprawidłowości, nakłada na płatnika obowiązek ich usunięcia w wyznaczonym terminie. Może także wszcząć postępowanie egzekucyjne, naliczyć odsetki, a w skrajnych przypadkach skierować sprawę do prokuratury.
Najczęstsze nieprawidłowości wykrywane w podmiotach leczniczych
Kontrole ZUS w placówkach medycznych często kończą się stwierdzeniem nieprawidłowości, do najczęstszych należą:
- Zaniżanie podstawy wymiaru składek – np. wykazywanie niższego wynagrodzenia, nieujawnianie dodatków,
- Błędne rozliczanie umów cywilnoprawnych – zlecenia i kontrakty niezgodne z rzeczywistością,
- Nieprawidłowe wykazywanie czasu pracy i zwolnień lekarskich,
- Opóźnienia lub brak zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych nowych pracowników,
- Nieprawidłowe rozliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich czy opiekuńczych.
Jak przygotować się do kontroli ZUS?
Regularna weryfikacja dokumentacji
Najważniejsza jest bieżąca kontrola i archiwizacja dokumentacji kadrowej, płacowej i księgowej.
Szkolenie personelu
Warto zadbać o przeszkolenie działu kadr i księgowości w zakresie obowiązków wobec ZUS, aby uniknąć nieświadomych błędów.
Konsultacje prawne
Przed kontrolą warto przeprowadzić audyt wewnętrzny lub skorzystać z usług kancelarii specjalizującej się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.
Elektroniczna archiwizacja
Ułatwia szybkie udostępnienie wymaganych dokumentów i skraca czas trwania kontroli.
Konsekwencje wykrycia nieprawidłowości
Stwierdzenie przez ZUS nieprawidłowości w placówce medycznej może skutkować:
- Koniecznością uregulowania zaległych składek wraz z odsetkami,
- Nałożeniem sankcji administracyjnych,
- Wszczęciem postępowania egzekucyjnego,
- W przypadku poważnych naruszeń – zawiadomieniem organów ścigania.
Orzecznictwo
Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 22 kwietnia 2021 r., sygn. akt I USK 44/21
Określony w art. 86 ust. 2 ustawy systemowej zakres kontroli nie jest ograniczony do ściśle określonych czynności. Świadczy o tym zwrot, że „kontrola może obejmować w szczególności”.
Oznacza to, że zakres kontroli może objąć wykonywanie przez płatników składek, ubezpieczonych i inne podmioty wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
Wyrok Sądu Najwyższego z 23 lutego 2005 r., sygn. akt III UK 200/04
Przedmiotem kontroli mogą być także inne zdarzenia, co do których istnieje podejrzenie, że podejmowane są w celu obejścia przepisów prawa.
W wyroku tym stwierdzono, że ponieważ na podstawie samego zgłoszenia do ubezpieczenia nie można stwierdzić, czy osoba zgłoszona do ubezpieczeń społecznych posiada tytuł do objęcia jej tymi ubezpieczeniami, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przyznaje Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych prawo do kontroli płatników składek.
Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 27 kwietnia 2005 r., sygn. akt II UZP 2/05
Kontrola ta obejmuje między innymi zgłoszenie do ubezpieczenia oraz prawidłowość i rzetelność obliczenia, potrącenia i płacenia składki.
Oznacza to przyznanie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych kompetencji do badania zarówno tytułu zawarcia umowy o pracę, jak i ważności jej poszczególnych postanowień i – w ramach obowiązującej go procedury – zakwestionowania tych postanowień umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia, które pozostają w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa.
Należy przy tym podkreślić, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest ograniczony wyłącznie do zakwestionowania faktu wypłacenia wynagrodzenia w ogóle lub we wskazanej kwocie ani tylko prawidłowości wyliczenia, lecz może ustalać stosunek ubezpieczenia społecznego na ściśle określonych warunkach, będąc niezwiązanym nieważną czynnością prawną (w całości lub w części).
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
Czy ZUS zawsze zapowiada kontrolę?
Zazwyczaj tak, ale w uzasadnionych przypadkach kontrola może być niezapowiedziana.
Jak długo ZUS przechowuje dokumentację pokontrolną?
ZUS przechowuje dokumenty przez okres wymagany do przedawnienia roszczeń z tytułu składek – najczęściej 5 lat.
Czy można odwołać się od ustaleń kontroli ZUS?
Tak, od ustaleń zawartych w protokole kontroli można złożyć zastrzeżenia, a następnie odwołanie od decyzji ZUS do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.
Czy warto korzystać z pomocy prawnika podczas kontroli?
Zdecydowanie tak. Profesjonalne wsparcie zwiększa szansę na pozytywne rozstrzygnięcie i minimalizuje ryzyko dotkliwych sankcji.
Podsumowanie
Kontrola ZUS w podmiocie leczniczym jest nieunikniona dla każdej nowoczesnej placówki.
Kluczowa jest prewencja – rzetelne prowadzenie dokumentacji, znajomość przepisów i szybkie reagowanie na potencjalne błędy.
Właściwe przygotowanie oraz ewentualne wsparcie doświadczonego prawnika mogą zminimalizować skutki negatywnej kontroli i pozwalają skupić się na najważniejszym – opiece nad pacjentami.
Kancelaria Radcy Prawnego dr Tymoteusz Zych w ramach świadczonych usług pomoże w dochodzeniu Państwa praw na każdym etapie postępowania.
Zapraszamy do kontaktu pod numerem telefonu +48 726 003 505.
