Wprowadzenie
REGON (Rejestr Gospodarki Narodowej, Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej Rejestr Gospodarki Narodowej) prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny (GUS) jest podstawowym państwowym zbiorem informacji o podmiotach wykonujących działalność gospodarczą lub publiczną w Polsce.
Jego centralnym elementem jest numer identyfikacyjny – REGON.
W przypadku przedsiębiorstwa‑matki przydzielany jest numer dziewięciocyfrowy. Natomiast każda wyodrębniona jednostka lokalna (oddział, filia, zakład produkcyjny, punkt usługowy czy biuro regionalne) otrzymuje numer czternastocyfrowy.
Czym jest jednostka lokalna i dlaczego potrzebuje własnego REGON‑14?
Jednostką lokalną jest zorganizowana, trwale zlokalizowana część podmiotu, w której prowadzona jest działalność gospodarcza lub publiczna.
Numer 14‑cyfrowy składa się z dziewięciu cyfr identyfikujących podmiot macierzysty, czterech cyfr identyfikujących konkretną lokalizację oraz jednej cyfry kontrolnej.
Pierwsza czwórka w numerze pozwala GUS‑owi na tworzenie statystyk regionalnych, a cyfra kontrolna zabezpiecza przed pomyłkami – rozwiązanie to zapewnia referencyjność danych między rejestrami publicznymi.
Podstawa prawna
Konieczność rejestracji jednostek lokalnych wynika bezpośrednio z art. 42 ustawy o statystyce publicznej oraz z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń.
Przepisy zobowiązują przedsiębiorcę do zgłoszenia powstania, zmiany lub likwidacji jednostki w terminie 7 dni od zaistnienia zdarzenia. Niewywiązanie się z obowiązku może skutkować karą pieniężną.
Automatyczne vs. ręczne nadanie numeru
Jeżeli przedsiębiorca rejestruje działalność w CEIDG lub spółkę w KRS i już na etapie rejestracji zgłasza adresy oddziałów, system teleinformatyczny automatycznie przesyła dane do GUS, a REGON‑14 nadawany jest z urzędu. W praktyce zaświadczenie pojawia się w wyszukiwarce REGON następnego dnia roboczego.
W każdej innej sytuacji (np. otwarcie nowego salonu po roku działalności, wspólnota mieszkaniowa poza rejestrem CEIDG/KRS) numer trzeba uzyskać w trybie wniosku.
Wniosek krok po kroku
Zgromadzenie danych
Na wstępie należy przygotować: nazwę i adres jednostki, kody PKD, liczbę pracujących (opcjonalnie), telefon i adres mailowy.
Dobór formularza
| Typ podmiotu | Formularz | Kanał elektroniczny |
| Przedsiębiorca w CEIDG/KRS | RG‑1 (bloki 12‑14) | ePUAP „Utworzenie jednostki lokalnej” |
| Osoba fizyczna niewpisana do rejestrów | RG‑OF | ePUAP |
| Osoba prawna niewpisana do KRS | RG‑OP | ePUAP |
Sposoby złożenia
- Elektronicznie – podpis profilem zaufanym lub kwalifikowanym; UPP trafia na e‑mail.
- Papierowo – w urządzie statystycznym lub listem poleconym.
Odbiór numeru
Standardowy termin wynosi 3 dni robocze. Zaświadczenie PDF można pobrać bezpłatnie z wyszukiwarki REGON.
Struktura numeru REGON i mechanizm kontrolny
REGON‑14 zapisujemy jako:
RRRRRRRRR LLLL K
- R – 9 cyfr numeru macierzystego,
- L – 4 cyfry numeru lokalnego (0001–9999),
- K – cyfra kontrolna.
Aktualizacja danych jednostki lokalnej
Zmiana nazwy, adresu, kodów PKD lub statusu prawnego musi zostać zgłoszona w ciągu 7 dni. Przedsiębiorcy często pomijają aktualizację wpisu przy zmianie kodu PKD czy renumeracji ulicy, co powoduje niezgodności w e‑Deklaracjach VAT.
Likwidacja jednostki lokalnej
W formularzu RG‑1/RG‑OP/RG‑OF należy zaznaczyć opcję „likwidacja” i podaj datę zakończenia działalności. Numer zostaje oznaczony jako nieaktywny i nie może być nadany innemu podmiotowi.
Jednostki lokalne w sektorach regulowanych
Ochrona zdrowia
REGON‑14 jest wymagany przed wpisem przychodni do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- Pominięcie zgłoszenia nowej lokalizacji – mandat statystyczny do 5 000 zł.
- Zły kod PKD – nie odzwierciedla faktycznej działalności.
- Rozbieżne adresy między CEIDG/KRS a REGON – zwroty korespondencji z urzędu skarbowego i ZUS.
- Brak aktualizacji przy zmianie liczby pracujących – brak zmiany wpisu w rejestrze.
FAQ
Czy numer można utracić?
Nie – po likwidacji oddziału staje się nieaktywny, ale pozostaje przypisany historycznie do danej działalności.
Czy jedna lokalizacja może mieć kilka numerów?
Nie – jedna lokalizacja to jeden REGON‑14, nawet przy wielu rodzajach działalności.
Czy można otrzymać papierowe zaświadczenie?
Tak, za opłatą 17 zł w urzędzie statystycznym; wersja elektroniczna jest bezpłatna i powszechnie uznawana.
Czy REGON‑14 trzeba umieszczać na fakturach?
Prawo tego nie wymaga (wystarcza NIP), ale część kontrahentów oczekuje numeru do poprawnego zaksięgowania transakcji.
Podsumowanie
Uzyskanie 14‑cyfrowego numeru REGON dla jednostki lokalnej jest procedurą prostą, jeśli przedsiębiorca dotrzymuje terminów i poprawnie wypełnia formularze.
Numer ten, postrzegany niegdyś wyłącznie jako statystyczny, stał się kluczem do wielu e‑usług publicznych i narzędzi biznesowych – warto zadbać, by zawsze był aktualny i prawidłowy.
Kancelaria Radcy Prawnego dr Tymoteusz Zych w ramach świadczonych usług pomoże w uzyskaniu 14-cyfrowego numeru REGON dla jednostki lokalnej.
Zapraszamy do kontaktu pod numerem telefonu +48 726 003 505.