Zakończenie działalności leczniczej a dokumentacja medyczna

Niezależnie od przyczyny zakończenia działalności leczniczej, podmiot, który prowadził i przechowywał dokumentację medyczną swoich pacjentów, ponosi odpowiedzialność za należyte postępowanie z tą dokumentacją.

Zaprzestanie wykonywania działalności leczniczej nie może bowiem negatywnie wpływać na prawa pacjenta.

Zaprzestanie wykonywania działalności leczniczej a prawa pacjenta

Kwestię przechowywanie i udostępniania dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej reguluje art. 30a ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2022 r., poz. 1876 t.j. z dnia 06.09.2022 r., dalej jako: ustawa o prawach pacjenta).

W myśl ustawy o prawach pacjenta w przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przekazuje dokumentację medyczną:

• podmiotowi, który przejął jego zadania, 
• podmiotowi, z którym zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej (w przypadkach określonych w art. 108 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej (Dz.U. z 2022 r., poz. 633 t.j. z dnia 18.03.2022 r.), czyli m.in. wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego podmiotowi wykonującemu działalność leczniczą wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru lub rażącego naruszenia warunków wymaganych do wykonywania działalności objętej wpisem) – wówczas organ prowadzący rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą wzywa podmiot podlegający wykreśleniu do wskazania, w wyznaczonym terminie, nazwy (firmy) i adresu podmiotu przechowującego dokumentację,
• wojewodzie, w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej.

Przekazanie dokumentacji medycznej a ochrona danych osobowych

Każdorazowo przekazanie dokumentacji medycznej musi odbyć się w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych. 

Pomimo zaprzestania prowadzenia działalności leczniczej przez dotychczasowy podmiot nadal obowiązują przepisy dotyczące ochrony danych osobowych oraz prawa pacjenta, który wciąż ma prawo dostępu do dokumentacji, które musi być na żądanie zrealizowane przez podmiot przejmujący odpowiedzialność za dokumentację.

Dane osobowe i ich ochrona

Osoby, które w związku z realizacją umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych uzyskały dostęp do informacji związanych z pacjentem, są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy, także po śmierci pacjenta.

W przypadku zaprzestania przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej przez podmiot, któremu powierzono takie przetwarzanie, w szczególności w związku z jego likwidacją, jest on obowiązany do przekazania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej podmiotowi, który powierzył przetwarzanie tych danych.

Co w przypadku braku podmiotu przejmującego zadania podmiotu zaprzestającego działalności leczniczej?

W przypadku braku podmiotu, który przejąłby zadania i dokumentację medyczną dotychczas prowadzoną przez podmiot zaprzestający działalności leczniczej istnieją trzy możliwości wskazania nowego podmiotu, który będzie odpowiadał za przechowywanie i udostępnianie pozostawionej przez niego dokumentacji medycznej.

Ustawa o prawach pacjenta w pierwszej kolejności wskazuje na podmiot tworzący albo sprawujący nadzór — w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy o działalności leczniczej albo instytutu badawczego, o którym mowa w art. 3 ustawy o instytutach badawczych (Dz. U. z 2022 r., poz. 498 t.j. z dnia 02.03.2022 r.).

Obowiązek ten może spaść także na podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, z którym podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej.

W niektórych przypadkach właściwa będzie okręgowa izba lekarska albo okręgowa izba pielęgniarek i położnych albo Krajowa Izba Fizjoterapeutów. Dotyczy to przypadków śmierci lekarza albo pielęgniarki lub położnej albo fizjoterapeuty, wykonujących zawód w formie praktyki zawodowej w rozumieniu art. 5 ustawy o działalności leczniczej.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Zasady opisane powyżej nie mają zastosowania do elektronicznej dokumentacji medycznej. Dokumentacja taka przechowywana i udostępniana jest przez jednostkę podległą ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, właściwą w zakresie systemów informacyjnych ochrony zdrowia, w Systemie Informacji Medycznej.

Szczegółowo kwestie te reguluje rozporządzenie wydane na podstawie art. 13a ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2022 r., poz. 1555 t.j. z dnia 26.07.2022 r.).

Pomoc prawna dla podmiotów zaprzestających wykonywania działalności leczniczej

Zakończenie wykonywania działalności leczniczej jest procesem niemniej wymagającym niż rozpoczęcie jej i prowadzenie. Konieczność uregulowania i rozliczenia niezliczonych kwestii sprawia, że łatwo popełnić błąd, który może nas dużo kosztować. 

Dlatego warto przejść przez ten proces korzystając z pomocy prawnej Kancelarii TZLAW. Nasz zespół zapewni wsparcie merytoryczne na każdym etapie zawieszania lub zamykania działalności leczniczej, zadba o prawidłowe zabezpieczenie i przekazanie dokumentacji medycznej pacjentów i dopilnuje bezpieczeństwa danych osobowych.